Sumario curso: Cómo preparar y dirigir reuniones. 1. La fase de preparación en inicio de reunión: Plantearse la verdadera necesidad de la reunión; Conocer y fijar los objetivos; Participantes; Planificar el desarrollo; Organización del material; La convocatoria; Preparación mental del convocante. 2. La fase de realización: Papel del director-coordinador de la reunión; Las habilidades técnicas; Expresión de actitudes y habilidades.

TÉCNICAS PARA FOMENTAR LA PARTICIPACIÓN.

"Cómo preparar y dirigir reuniones"

Presidir reuniones supone ocuparse de la preparación, convocatoria, introducción, desarrollo y conclusión.

1. LA FASE DE PREPARACIÓN E INICIO

a) Plantearse la verdadera necesidad de la reunión: cuando se decide celebrar una reunión, es necesario plantearse el tipo de la misma. Puede ser para recibir o transmitir información, consultiva, de análisis, para tomar decisiones, mixta en fases bien delimitadas; y es perjudicial confundirlas.

b) Conocer y fijar los objetivos: es básico porque de ello depende la metodología, así como jerarquizarlos diferenciando fundamentales y secundarios. La definición de los objetivos debe ser clara e inteligible.

c) Participantes: se decide a quién convocar; los que aporten o precisen información, ideas o soluciones; los afectados; en atención al coste afectivo-dinámico; etc. Lo ideal es menos de diez personas, excepto en las reuniones informativas.

d) Planificar el desarrollo: elaborar el Orden del Día, incluyendo puntos a tratar, prioridades, desglose y duración de cada punto (brevedad) y el horario incluyendo pausas.

e) Organización material: no improvisar en la preparación de la documentación y anexos, el lugar de celebración, medios y material, la colocación y distribución de los asistentes y en la comprobación previa de medios audio-visuales, si se van a utilizar.

f) Convocatoria: para que sea eficaz debe ser comunicada con antelación a los participantes, clara, bien presentada, motivadora y personal, e incluir un recordatorio entre la convocatoria y la reunión.

g) Preparación mental del convocante: supone recogida de información sobre el contenido (personas y documentación), análisis personal del problema con amplitud mental y elección y asunción de estrategias básicas ante posibles problemas.

2. LA FASE DE REALIZACIÓN: papel del director-coordinador de la reunión

Las actitudes de un buen director de reuniones son:

Neutralidad garantizada para los asistentes.
Objetividad o capacidad manifiesta para interpretar fielmente los mensajes.
Escucha, tener habilidades comunicativas en la escucha activa.

Las habilidades técnicas generales sobre la base de estas actitudes serían:

Reformulación: reproducción fiel de las intervenciones de los participantes.
Síntesis: resumir, dar visión de conjunto y avance al estado de la discusión.
Vinculación: relacionar el sentido de las diversas intervenciones.

Como expresión de estas actitudes y habilidades se deben saber usar recursos técnicos concretos:

a) Iniciar la reunión

Saludo, presentaciones y agradecimientos sin excesos.
Comprobación de asistencias, documentación, normas y redactor de actas.
Crear un clima amistoso; centrar el tema y resaltar el objetivo de la reunión.
Señalar su importancia para los asistentes e indicar la duración prevista.

b) Hacer participar a todos:

Invitar a tomar la palabra.
Estimular con gestos y actitudes.
Prestar atención a todos.

c) Recoger las aportaciones con ecuanimidad

Evitar en lo posible tomar partido.
Resaltar la igualdad de todos.
Relativizar manifestaciones antagónicas, usando el sentido del humor.
Actitud receptiva ante opiniones contradictorias.
No opinar por sistema ante cada intervención.
Reformular con cuidado y objetividad las aportaciones de los asistentes.

d) Mantener el orden: El desorden descontrola a unos e inhibe a otros.

Subrayar el derecho de expresión de todos.
Velar por el cumplimiento del horario y por el buen desarrollo del Orden del Día.
Defender la dignidad de los posibles atacados, presentes o ausentes.

e) Saber hacer uso de las preguntas: supone eficacia.

Existen varios tipos:

Devueltas al grupo: el director devuelve al grupo la pregunta de un participante.

Rebote: se remite a alguien cuya intervención se supone clave.
Eco: al grupo entero como estímulo a la reflexión y participación.
Espejo: a la persona que la emite, implicándola en el proceso.

Lanzadas al grupo:

Test
Recuerdo: vincula un tema con otro anterior.
Al aire: dirigida al grupo dejándola flotar para estimular la participación.
Al sujeto clave: a una persona cuya respuesta resultará activadora.
Conductiva: encaminada a una respuesta que ya se conoce.
Alternativa: cuando sólo existen dos posibilidades de respuestas.
Informativa: trata de buscar más información, concretar o profundizar.
Retórica: debe evitarse en lo posible. Es una conductiva falsa y puede ser conflictiva.
De conciencia: debe evitarse, pues crea presión moral, tensión y defensa.

f) Combatir conductas individuales nocivas: controlarlas para que no amenacen la reunión.

Conductas a combatir:

Charlatanería excesiva y escasamente documentada. Actitud autosuficiente.
Evasión ante conflictos o problemas.
No participación debido a intimidación, hostilidad, falta de motivación, falta de fe en las aportaciones.
Oposición sistemática. Tendencia obstructiva.
Ataques: agresión verbal, ironía, amenazas.
Boicotear aspectos formales
Distraer al grupo con chistes y bromas.

Esquema básico de actuación

Limitar sus turnos de palabra. Hacer participar a otros. No entrar en discusión.
Señalar los inconvenientes de esta actitud. Mostrarse comprensivo ante el temor. Desdramatizar los riesgos.
Valorar las ideas, tranquilizar y estimular. Buscar medios de expresión distintos. Hacer subgrupos breves.
No atacar de frente. Apoyarse en el grupo para aislarlo.
Defender a los agredidos con firmeza. Mostrar serenidad.
Buscar la alianza del grupo. No transigir.
Extraer lo positivo. Aislar la conducta. Usar el humor.

g) Guiar el Análisis de los problemas: es fundamental ayudar a distinguir entre conceptos fácilmente confundibles (causas, problemas, necesidades y soluciones), mediante los siguientes pasos:

Identificar el problema: definirlo con exactitud, sus causas, necesidades que quedan insatisfechas debido al mismo y las dificultades que genera.
Generar soluciones: las que estarían disponibles, cómo satisfaría cada una las necesidades, cómo solucionarían las dificultades, qué inconvenientes plantearían y los costes en términos de esfuerzo y medios.
Elegir una solución satisfactoria de entre las propuestas: seleccionar las realmente viables, formularla, validarla y lograr compromiso, planificar su aplicación y establecer medidas de control y seguimiento.

h) Hacer concluir de modo adecuado la reunión: incluyendo un resumen de lo acordado, formulación objetiva y detallada de las medidas adoptadas y su alcance, mención de los mecanismos de control y seguimiento, y continuidad (referencia a los procesos posteriores de acción).

i) No olvidarse del agradecimiento a los asistentes por su colaboración, la restauración o afianzamiento de un clima amistoso, pedir disculpas por posibles fallos, despedida de forma sincera y cortés, y a solas, repaso de la reunión y autocrítica eficaz.