Sumario Curso: Definición de oficina. Tareas básicas que se desarrollan en la oficina relacionadas con su maquinaria. Tareas que se realizan de cara a la ciudadanía. Copias de documentos obrantes en la administración. Tareas que se realizan de cara a la propia administración. Copia de documentos aportados por la ciudadanía. Copia de documentos de archivos y documentación de apoyo informativo para la gestión administrativa. Copia de seguridad de documentos obrantes en la administración. Remisión de copias por fax. La obtención de copias válidas de documentos electrónicos. La destrucción de borradores de documentos, de copias inútiles y de documentación de apoyo informativo. El uso de la guillotina y la encuadernación de documentos.
TRABAJOS CON MATERIALES Y MAQUINARIA DE OFICINA
"Temas específicos oposición de Ordenanzas y Conserjes"
Trabajos con materiales y maquinaria de oficina: reprografía, destrucción de documentación y tipos de papel.
1. INTRODUCCIÓN AL TRABAJO CON MATERIALES Y MAQUINARIA DE OFICINA
La oficina es el entorno de trabajo más característico de las administraciones públicas.
Definimos Oficina como:
- "un espacio destinado a acoger la actividad de distintos empleados públicos".
En ella se prestan servicios tanto a la ciudadanía como a la propia Administración.
Hay que procurar una convivencia armoniosa entre las personas que trabajan o transitan por la oficina (los empleados públicos y la ciudadanía).
Por esta causa, la oficina debe diseñarse con una buena distribución de las áreas y de los elementos de trabajo que la conforman, incluyendo los materiales y las máquinas que se utilizan.
Es importante racionalizar la distribución de los espacios y de los aparatos que se van a emplear en el trabajo cotidiano. De este modo, se alcanzará una mayor comodidad de las personas y se mejorará la eficacia y la efectividad en el trabajo, evitando, al tiempo, la aparición del estrés.
2. TAREAS BÁSICAS QUE SE DESARROLLAN EN LA OFICINA
Tareas básicas que se desarrollan en la oficina relacionadas con su maquinaria:
Los empleados van a desempeñar un papel determinado en los trabajos de oficina.
Algunas de sus funciones van a estar vinculadas, entre otros elementos, con los materiales y la maquinaria que facilitan el trabajo ordinario de gestión administrativa.
De este modo, esos empleados se verán involucrados en la prestación de servicios de cara a la ciudadanía y a la propia Administración.
2.1. Tareas que se realizan de cara a la ciudadanía
Las tareas que se realizarán en el servicio a la ciudadanía relacionadas con los materiales y maquinarias de oficina son varias, las básicas son:
Copias de documentos obrantes en la administración:
• La realización de copias de documentos obrantes en la Administración que son solicitadas por los interesados para su conocimiento y constancia (p.e. para realizar la compulsa de un antecedente del pago del impuesto de sucesiones ante la Administración de Hacienda).
• La copia podrá realizarla el empleado con autorización del responsable de la custodia de los documentos de la oficina. Este responsable será quien estime que el interesado en obtener la copia acredita la legitimidad de su solicitud y también que no existe ningún tipo de limitación al acceso y a la obtención de la copia por la protección de datos de carácter personal, el derecho al honor y a la propia imagen, o por derechos relacionados con la propiedad intelectual.
Como señalábamos, será el responsable de la custodia de los documentos de la oficina quien deba interpretar la normativa para el acceso y la obtención de copias. No obstante, conviene saber que existen las siguientes normas esenciales para la salvaguarda de los derechos de los interesados:
- Constitución española de 1978 (artículo 105. b).
- Ley orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (Artículo 13.d)).
- Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
- Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español (artículo 57).
3. TAREAS QUE SE REALIZAN DE CARA A LA PROPIA ADMINISTRACIÓN
Las funciones a realizar en la oficina de cara a la Administración son diversas y pueden sintetizarse en las siguientes:
3.1. Copia de documentos aportados por la ciudadanía
Se procederá a la copia de documentos aportados por la ciudadanía al procedimiento administrativo cuando concurra la no exigencia de aportación de la copia por parte del administrado.
Un ejemplo de lo anterior es cuando en sede judicial se solicita la presentación de documentos originales, que pueden ser copiados por la propia Administración. No obstante, lo más frecuente es que el administrado sea quien aporte la copia a la Administración actuante.
3.2. Copia de documentos de archivo y documentación de apoyo informativo para la gestión administrativa
La propia Administración puede recurrir a sus archivos para solicitar la copia de documentos que le interesan como fundamento y antecedente para la resolución de sus asuntos.
Por otra parte, es frecuente que en el desarrollo de las actividades administrativas sea preciso realizar alguna copia de documentación de apoyo informativo: boletines oficiales, bibliografía, etc.
En lo que atañe a las obras de creación habrá que atenerse a la Ley de la propiedad intelectual (Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la de propiedad intelectual, aprobado por el Real decreto legislativo 1/1996, de 12 de abril) para no vulnerar los derechos de los autores.
El discernimiento de los límites a las copias relacionados con esta cuestión competirá al responsable del organismo, que será consultado para ver si el trabajo que se va a realizar tiene algún condicionante.
3.3. Copia de seguridad de documentos obrantes en la administración
Toda Administración pública posee, o debería poseer, una política de salvaguarda de los documentos que son esenciales para garantizar la continuidad de su actuación en caso de producirse un desastre (incendio, seísmo,...).
El método para asegurar esa continuidad es copiar aquella información y documentos que de perderse supondrían el colapso del funcionamiento ordinario de los servicios básicos. Por ello, debe definirse cuáles son los documentos esenciales y cómo se van a reproducir y dónde van a custodiarse para asegurar su conservación.
3.4. Remisión de copias por fax
Dentro de la actividad cotidiana de la Administración es frecuente la remisión de copias de documentos por fax entre oficinas.
Este es un modo de agilizar ciertos trámites del procedimiento administrativo al ser el fax un vehículo más rápido de transmisión de la información que el correo ordinario.
3.5. La obtención de copias válidas de documentos electrónicos
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, regula los procedimientos que se deben seguir para realizar copias auténticas de los documentos electrónicos o para proceder a un cambio de soporte.
El personal debe saber que en algún momento podría verse involucrado de algún modo en estas tareas mediante la digitalización de documentos para pasarlos del soporte en papel al soporte electrónico, o bien para obtener la impresión en papel de un documento inicialmente electrónico.
Hay un tercer tipo de copia que es la copia electrónica a partir del original electrónico.
3.6. La destrucción de borradores de documentos, de copias inútiles y de documentación de apoyo informativo.
A la hora de analizar el papel que poseen las oficinas en la destrucción de documentos es preciso realizar una importante puntualización: todos los documentos producidos por las administraciones públicas de cualquier época forman, por, parte del patrimonio documental español de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español [LPHE]), por lo que no pueden ser destruidos sin autorización de una comisión ad hoc y seguir un proceso regulado.
Así pues, al hablar de la destrucción de documentos nos referimos únicamente a aquellos que todavía no poseen las formalidades precisas para tener la consideración de documento administrativo y que, por consiguiente, no son susceptibles de formar parte de un expediente ni de participar en el procedimiento administrativo, como, por ejemplo, un borrador o minuta que sea incorrecto.
En la oficina se destruirán en una trituradora aquellos borradores que sean incorrectos. También se deben destruir aquellas copias de documentos que no salgan bien y sean inservibles para el fin que las motivó, pero sólo en aquellos casos en los que exista el deber de sigilo respecto del contenido.
Un ejemplo sería una fotocopia del DNI de un interesado que salga mal y que se deba repetir, en este caso hay que eliminar la copia inservible con una destructora que impida reconstruir el documento, para así garantizar la protección de los datos de carácter personal del interesado, evitando que caigan en manos de terceros que no estén autorizados a poseerlos.
Por otra parte, puede destruirse la documentación de apoyo informativo (copias del DOG, fotocopias de libros, etc.) una vez que haya cumplido con los fines para los que fue recopilada.
Por otra parte, puede destruirse la documentación de apoyo informativo (copias del DOG, fotocopias de libros, etc.) una vez que haya cumplido con los fines para los que fue recopilada.
Los documentos aportados por la ciudadanía al procedimiento administrativo tienen también la consideración de patrimonio documental, por lo que no podrán destruirse aunque tengan errores de forma.
Pongamos por caso la solicitud de una subvención por parte de una persona interesada en la que haya una falta de datos que deban ser subsanados. Es muy posible que esa persona introduzca de nuevo por registro su solicitud, pero habrá que guardar también la primera solicitud a efectos de cómputo de los plazos, aunque la segunda sea más perfecta.
4. EL USO DE LA GUILLOTINA Y LA ENCUADERNACIÓN DE DOCUMENTOS
Hay ciertas tareas vinculadas con la presentación externa de los documentos y de las copias, como son el guillotinado y la encuadernación.
La finalidad del guillotinado es el corte de las partes de los documentos o de las copias sobrantes para lograr la adaptación a las dimensiones deseadas.
La encuadernación, por su parte, está destinada a la unión de modo perdurable de un documento (v.g. una memoria) o varios (p.e. un conjunto de actas) mediante un cosido, grapado, encanutado u otra técnica.
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